Der externe Verwaltungsrat - Suche und Zusammenarbeit. Ein Leitfaden für die KMU-Praxis (3. Auflage)

KMU stehen vor der Herausforderung, dass sie neben dem operativen Geschäft auch genügend Zeit für die Zukunftsthemen, die Strategie der Firma, aufwenden können. Gerade im Hinblick auf die Herausforderungen und die Dynamik des aktuellen Marktumfelds ist die Beschäftigung mit der Zukunft umso wichtiger. Mit einem KMU-VR kann die Trennung von operativer und strategischer Arbeit erreicht werden. Es stellt sich die Frage, wie ein externer VR in KMU etabliert werden kann. Der folgende Leitfaden bietet dazu praktische Hinweise und Ansatzpunkte.

Gründe und Bedingungen für einen externen VR:
Im von Zeitknappheit dominierten Alltagsgeschäft von KMU besteht die Gefahr, dass die Strategieentwicklung auf der Strecke bleibt. Auch die Betriebsblindheit kann sich einstellen. Ein externer VR kann hierbei einen idealen Sparringpartner für strategische Fragen darstellen, indem er durch seine Unvoreingenommenheit, Unabhängigkeit, Aussenperspektive und Kompetenzen eine neue Sichtweise einbringt, Bestehendes hinterfragt sowie den Strategieprozess anregt. Eine Bedingung dafür ist Ihre Offenheit und Kritikfähigkeit als Unternehmer. Es gilt, das Anforderungsprofil des VR anhand der zukünftigen Herausforderungen der Firma zu erstellen.

Wirksamkeit und Effizienz des VR:
Die Zusammensetzung des VR ist zentral. Die fachlichen, aber auch menschlichen Fähigkeiten der Verwaltungsräte müssen einander gut ergänzen. Die Gesamtanzahl der VR-Mitglieder ist genauso zu berücksichtigen wie das Verhältnis der Anzahl externer zu interner VR und die Rolle, die externe VR ausüben sollen. Überlegen Sie sich zudem, über welche zeitlichen Ressourcen die VR-Mitglieder verfügen sollen. Falls die Erweiterung des Verwaltungsrats zu weit geht, könnte der Einsatz eines Beirats eine Kompromisslösung darstellen.

Suchen und Finden des externen VR:
Die Suche nach einem externen VR soll einem klaren Prozess folgen und durchaus über das persönliche Netzwerk hinausgehen. Diverse Vermittlungsstellen können Sie dabei unterstützen, den Suchradius zu vergrössern und Kontakte zu hochqualifizierten Personen herzustellen. Eine Long- und Shortlist ermöglicht das Abgleichen mit dem Anforderungsprofil. Gleichwohl sollte sichergestellt werden, dass Ihr Unter nehmen einen möglichst professionellen Eindruck, z.B. durch eine Informationsmappe macht.

Kosten eines externen VR:
Die Kosten setzen sich typischerweise aus einer Jahrespauschale und evtl. aus Pauschalen pro Sitzung, Pauschalspesen, Unternehmensanteilen, Naturalien sowie Erfolgshonoraren zusammen, wobei der Nutzen einer erfolgsabhängigen Vergütung umstritten ist. Als Faustregel können 1’500 bis 2’500 Franken pro VR-Sitzung bei VR-Mitgliedern in Kleinst- und Kleinunternehmen gelten, wobei dies je nach Branche und Unternehmensgrösse stark abweicht. Der VRP erhält in den meisten Fällen ein höheres Honorar.

Organisatorische Aspekte:
Bei Einsatz eines externen VR müssen ggf. Anpassungen in den folgenden Dokumenten und Planungsprozessen vorgenommen werden: Aufgaben- und Kompetenzordnung, Organisationsreglement, Jahresagenda, Reporting und Leistungsbeurteilung des VR. Primär geht es hierbei jeweils um die Zuordnung der Verantwortlichkeiten und Frequenz sowie Tiefe des Informationsflusses.

Sitzungsalltag im VR:
In den meisten Fällen wird mit vier bis fünf VR-Sitzungen pro Jahr zu etwa drei Stunden und einem ganztägigen Strategieworkshop gerechnet. Eine gute Vor- und Nachbereitung ist dabei das A und O. Insgesamt ergibt sich dadurch ein Zeitaufwand von fünf bis acht Tagen. Die relevanten Informationen über den Geschäftsverlauf werden dabei in kompakter Form geliefert. Während den Sitzungen werden Diskussionen, Entscheidungen und Massnahmen protokolliert.

Beurteilung des VR:
Im Zweijahresrhythmus sollte eine Beurteilung der Arbeit des VR erfolgen. Der erbrachte Nutzen und der Abgleich mit den derzeit gefragten Kompetenzen stehen dabei im Zentrum. In jedem Fall sollte der Beurteilungsprozess transparent und direkt, aber dennoch respektvoll verlaufen.