Optimierung der Einkaufsprozesse am Beispiel einer Einrichtung des öffentlichen Rechts

Motivation:

Ausgangslage des Projektes bildet das Streben des Auftraggebers nach einer monetären sowie prozessualen Verbesserung des Einkaufs, welcher ein jährliches Gesamtvolumen von fast 10 Mio. CHF umfasst. Dabei existieren aktuell keine übergeordneten Strukturen, die den Einkauf der verschiedenen Warengruppen regelt und umfassend koordiniert. Es fehlt zudem ein durchgängiger Gesamtansatz für das Beschaffungsmanagement, welcher sowohl die Zentralstellen in der Verwaltung, als auch dezentral die angrenzenden Bereiche, Forschungs- und Weiterbildungszentren umfasst (dezentrale Einheiten). Zudem soll die systematische und kontinuierliche Überprüfung bezüglich der Einhaltung eidgenössischer resp. kantonaler Vorschriften des öffentlichen Beschaffungsrechts überprüft und sichergestellt werden. Insgesamt gilt es, das aus den fehlenden Einkaufsstrukturen resultierende Risiko aufzuzeigen und mittels geeigneter Massnahmen unbedingt zu vermeiden.

Ganz konkret besteht der im Rahmen des Projekts entwickelte Lösungsansatz aus den folgenden Elementen:

(1) Entwicklung einer Compliance-konformen Auslegeordnung sowie einer Gesamtstrategie für den Einkauf
(2) Durchführung einer Warengruppenanalyse und Erstellen von Warengruppenstrategien
(3) Pilotausschreibungen und -verhandlungen für identifizierte Waregruppen
(4) Definition und Dokumentation geeigneter Beschaffungsprozesse sowie Erarbeitung eines Vorschlags für die organisatorische Verankerung der Einkaufstätigkeiten
(5) Konzipierung eines ausführlichen Einkaufs-Handbuchs sowie Durchführung von Schulungen und Coachings