Wie finden und führen Sie ein Mandat als externer Verwaltungsrat in KMU (3. Auflage)?

Es ist aus unserer Erfahrung nicht selbstverständlich, ein VR-Mandat zu finden und zu erhalten. Das Angebot an potenziellen VR-Mitgliedern übersteigt klar den Bedarf auf Seiten der KMU. Deshalb stellt sich die Frage, wie ein VR-Mandat gefunden und wie es ausgeübt werden kann.

Passung und Suche:
Die Suche nach dem ersten VR-Mandat kann sich lange gestalten und muss nicht zwingend von Erfolg gekrönt sein. Da viele VR-Mandate nicht öffentlich ausgeschrieben und im Netzwerk der KMU-Führungskräfte gesucht werden, ist eine Positionierung in diesen Netzwerken zentral. Es gilt somit, sich frühzeitig ein Netzwerk aufzubauen. Es existieren zudem Vermittlungsstellen für VR-Mandate, welche Sie bei der Suche unterstützen können, da sie für Firmen VR-Mitglieder mit bestimmten Kompetenzen suchen.
Sobald die Frage nach einem bestimmten VR-Mandat auftreten sollte, ist die Passung zentral. Als externer Verwaltungsrat bringen Sie dem Unternehmen einen grossen Nutzen, wenn Sie eine unvoreingenommene und unabhängige Aussenperspektive sowie Kompetenzen in gewünschten Bereichen mitbringen. Dafür müssen Sie zur Firma passen und die Firma zu Ihnen. Wägen Sie die Rahmenbedingungen, Strukturen und Positionierung des Unternehmens kritisch aus Perspektive Ihrer Fähigkeiten und Kompetenzen ab. Manche Zeichen deuten zudem – insbesondere aufgrund der Haftung des VR – auf ein erhöhtes Risiko bei der Übernahme des Mandats hin.Verlassen Sie sich dabei nicht nur auf öffentlich zugängliche Informationen, sondern verlangen Sie auch
unternehmensinterne Informationen (z.B. Jahresabschlüsse), wenn sich die Gespräche konkretisieren. Überlegen Sie sich auch, wie viel Zeit Sie investieren können, und gleichen Sie dies mit den Erwartungen des Unternehmens ab.

Sitzungsalltag:
Oft werden vier bis fünf VR-Sitzungen pro Jahr zu drei Stunden und ein ganztägiger Strategieworkshop organisiert. Eine gute Vor- und
Nachbereitung ist dabei das A und O. Die relevanten Informationen über
den Geschäftsverlauf werden idealerweise vorgängig zur Verfügung gestellt, damit an der VR-Sitzung darüber diskutiert werden kann. Zwischen den Sitzungen werden in vielen VR-Mandaten Telefonate zu
Themen, die nicht warten können, geführt. Der VR ist vor allem in KMU auch ein kritischer Sparringpartner für die Unternehmensleitung.

Inhaber, Geschäftsführer und VRP in Personalunion:
Diesem Umstand soll gerade in KMU Rechnung getragen werden. So braucht es neben einer Umsicht der externen VR auch eine klare Darlegung der eigenen Meinung und ein kritisches Hinterfragen in den Diskussionen. Diese Aussensicht ist sehr wertvoll. Schwierig sind Situationen, bei denen der externe VR aufgrund der Machtposition des Inhaber-VRP
wenig Gehör findet.

Strategischer Fokus:
Der VR ist primär ein strategisches Gremium. Die Geschäftsleitung ist mit der operativen Führung des Unternehmens betraut. In der Praxis, insbesondere bei KMU, zeigt sich jedoch, dass der VR bei operativen Fragen durchaus auch den externen VR als Sparringpartner fragt. Die Trennlinie zwischen Strategischem und Operativem ist oft unscharf. Allenfalls sollten Besprechungen zu operativen Punkten gesondert von VR-Sitzungen stattfinden, damit die Zeit möglichst mit strategischen Aspekten verbracht werden kann.

Haftung:
Der VR haftet solidarisch und persönlich für seine Arbeit als Organ der Firma. Der beste Haftungsschutz besteht in der seriösen und pflichtbewussten Arbeit, um die Oberaufsicht des Unternehmens
zu gewährleisten. Die Diskussionen, Entscheide und Massnahmen sollen protokolliert werden, damit diese Arbeit für eine spätere Einsicht dokumentiert ist. Zudem haftet der VR für die Bezahlung der Sozialversicherungsbeiträge. Es gilt somit, die Bezahlung dieser Beiträge zu kontrollieren und zu protokollieren.

Bewertung der Arbeit im VR:
Den Nutzen der eigenen VR-Tätigkeit für die Firma gilt es in gewissen Abständen zu überprüfen. Dabei geht es neben den Inhalten und Entscheiden auch darum, ob die Zusammenarbeit untereinander zwischenmenschlich noch passt.

Krisen im VR:
Seien Sie sich bewusst, dass Ihr VR-Mandat unter Umständen durch ausserordentliche Herausforderungen (bspw. negative wirtschaftliche Entwicklungen, schlechte Presse oder Schicksalsschläge in der Belegschaft) mit weit mehr Zeitaufwand und Commitment einhergehen kann als geplant.